Het creëren van een samenwerkingsplatform voor coaching binnen Canvas

In maart 2021 werd een StudyCoach pilot geïmplementeerd binnen de Faculteit Informatica van ELTE (Eötvös Loránd University). StudyCoach werd toegevoegd aan de Canvas omgeving om coaches in staat te stellen:

  1. studentgerichte communicatie te stimuleren tussen studiebegeleiders (managers in StudyCoach), mentoren (coaches in StudyCoach) en studenten.
  2. studentenuitval bij ELTE te verlagen door gerichte acties te ondernemen met behulp van Learning Analytics in StudyCoach.


Inhoud

  Over ELTE


  Het belang van StudyCoach voor ELTE


  Het StudyCoach 4-stappen proces


  Hoe heeft ELTE het 4-stappen proces geïmplementeerd?

            Stap 1: Signaleren

            Stap 2: Inzoomen

            Stap 3: In gesprek gaan

            Stap 4: Samenwerken


Over Eötvös Loránd University Hungary (ELTE)

ELTE is de oudste universiteit van Hongarije die sinds haar oprichting in 1635 ononderbroken heeft gefunctioneerd en wordt beschouwd als de grootste wetenschappelijke instelling in Hongarije. 


Het doel van de Faculteit Informatica is het onderwijzen en opleiden van deskundigen en docenten op het gebied van informatica en cartografie. Studenten die afstuderen aan de Faculteit Informatica zijn in staat om de uitdagingen van de informatiemaatschappij van de 21e eeuw aan te gaan en de infrastructuur van de informatica te ontwikkelen.


Het belang van een consistente en geïntegreerde coach-ervaring voor ELTE

Het ultieme doel van de implementatie van StudyCoach was tweezijdig. StudyCoach werd geïmplementeerd om zowel mentoren als studiebegeleiders te ondersteunen bij het identificeren van studenten die extra aandacht nodig hebben. Mentoren kunnen dan gerichte acties ondernemen om een lagere studentenuitval binnen ELTE te bereiken. Studiebegeleiders kunnen samenwerken met de verantwoordelijke mentoren om studenten te helpen in hun leertraject. 


Uitdagingen

  • Studentenuitval binnen ELTE nam toe (onder andere dankzij COVID-19). 
  • ELTE miste één enkel platform voor samenwerking tussen studenten, mentoren en studiebegeleiders.

Behoefte:

  • Geïntegreerd platform in Canvas om risicoleerlingen te identificeren, op te volgen en gerichte acties te ondernemen om de leerlingen te helpen in hun leertraject.


Resultaten:

  • Een consistente en geïntegreerde coach-ervaring voor zowel mentoren als studiebegeleiders.
  • Beter inzicht in het gedrag van studenten dankzij vakoverstijgende Learning Analytics, die als uitgangspunt kunnen worden gebruikt om samen met een student gerichte acties te ondernemen om studiesucces te stimuleren.

Het StudyCoach 4-stappen proces

StudyCoach voorziet coaches van superkrachten door het 4-stappen proces te volgen:


Hoe heeft ELTE het 4-stappen proces geïmplementeerd? 


Stap 1: Signaleren

Bij ELTE komen mentoren met hun leerlingen samen in periodieke groepsbijeenkomsten. Tijdens deze bijeenkomsten praten mentoren en studenten actief over het welzijn van studenten. Mentoren proberen te signaleren welke studenten mogelijk risico lopen op uitval. De gedragsindicator Inlevergedrag en de laatste login van studenten die in StudyCoach worden getoond, worden door mentoren gebruikt als uitgangspunt voor een gesprek tijdens deze bijeenkomsten. Daarnaast zijn de eigen kennis en het instinct van mentoren leidend omdat een menselijke interpretatie van Learning Analytics altijd het uitgangspunt is. 


Wanneer een mentor een student signaleert die regelmatig lessen mist, kent de mentor een label "Klasafwezigheid" toe aan een student in StudyCoach. De volgende labelgroepen worden bij ELTE gebruikt, uitgewerkt met een representatief voorbeeld:


LabelgroepLabelvoorbeeldBeschrijving van het labelvoorbeeldWie kent het label toe?
GroepsnummersHu_20_1Toont tot welke groep de leerling behoort in het Hongaarse programmaStudiebegeleider
Studenten die aandacht behoevenKlasafwezigheidStudent komt drie keer op rij niet naar de les. Er wordt geadviseerd contact op te nemen met studenten die op het punt staan de limiet te bereiken.
Mentor
Klasafwezigheid
_Opgelost
Student is twee weken achter elkaar aanwezig tijdens mentoruur.Mentor
TalentindicatorenContactpersoonDe student is de contactpersoon van de mentorklas bij het Studentensteunpunt.Mentor
ActielabelsAfspraak is gemaakt
Er is een afspraak ingepland voor individueel overleg om te onderzoeken welke hulp nodig is. Mentor
StudentstatusPassiefEen student heeft een passieve studentenstatus voor het komende semester.Studiebegeleider



 Tip: Bij het invoeren van labels is het belangrijk om aan alle partijen duidelijk te communiceren wat de precieze betekenis van deze labels is, wanneer het label moet worden toegekend en wie verantwoordelijk is voor het toekennen van het label. Dit proces werd bij ELTE zorgvuldig uitgevoerd: de labelgroepen werden uitgelegd tijdens de training, de mentoren kregen een overzicht van de labels met de uitleg en de mentoren werden actief benaderd door studiebegeleiders om te praten over het gebruik van de labels en de praktische werkbaarheid van de labels. Kortom, alle partijen werden betrokken bij zowel de implementatie als de evaluatie van het gebruik van de labels. Bovendien werd een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de verantwoordelijkheid voor het toekennen van de praktische labels (bv. Groepsnummers door de studiebegeleiders) en didactische labels (bv. Leerlingen die aandacht nodig hebben door de mentoren). 



Stap 2: Inzoomen

Wanneer de mentor de regelmatige afwezigheid van een student in de klas heeft vastgesteld, ontmoet de mentor de studiebegeleider. Samen bespreken ze de situatie van de specifieke student en duiken ze in de informatie over de student. Ze bedenken vervolgstappen voor de mentor om uit te voeren. 


Stap 3: In gesprek gaan

De mentor gaat met de actielabels aan de slag. De mentor plant een afspraak met de student via de notities.  Wanneer dit is geregeld, voegt de mentor het label "Afspraak is gemaakt" toe aan de student. Alleen de studiebegeleider en de coach kunnen het label zien en weten welke vooruitgang wordt geboekt in de begeleiding van de leerling.  

Stap 4: Samenwerken

Nadat het gesprek tussen de mentor en de student heeft plaatsgevonden, worden de vervolgacties door de mentor geregistreerd in StudyCoach. De student wordt doorgestuurd naar een Studentenpsycholoog en deze krijgt ook een label toegewezen aan de student. Op deze manier kan ook de studiebegeleider bijhouden welke vorderingen een student maakt en welke acties er hebben plaatsgevonden.   

 Tip: Wil je meer weten over het delen van berichten met bepaalde rollen? Bekijk het artikel 'Berichten & notities'. Zoek je meer informatie over de werking van Labels? Bekijk dan het artikel 'Labels'.


 

  Vragen? Feedback? Hulp nodig?

     Neem gerust contact op.