[Docent/Admin] - Templates maken en beheren

Deze kennisbank wordt niet meer geüpdatet na 27 augustus. Je kunt de nieuwe kennisbank vinden op knowledgebase.portflow.app

In Portfolio kunnen gemachtigde personen templates aanmaken. Een template is een voorstructurering van secties, collecties en doelen die aan studenten kunnen worden aangeboden middels een unieke code. Hiermee is het mogelijk om de leerdoelen/leeruitkomsten van studenten aan te maken zodat studenten deze vervolgens naar eigen inzicht in hun portfolio kunnen gebruiken.

Let op! Een student kan alle elementen uit een geïmporteerde template bewerken en/of verwijderen. 

Templates aanmaken

Om templates aan te maken, heb je template-rechten nodig. Neem hiervoor contact op met de Portflow beheerder. Als je bevoegd bent verschijnt het tabblad “Templates” in het menu, op deze pagina kunnen templates aangemaakt worden voor Portflow. Je ziet de templates van de afdeling waartoe jij behoort en de templates die niet geassocieerd zijn met een afdeling. 

1. Klik op  '+ Nieuw template'
2. Geef de template een naam en associeer deze met een afdeling.
3. Voeg gewenste elementen toe
   
   1. Doelen
      1. klik op ‘+ doel toevoegen’
      2. Geef het doel een korte naam (verplicht), lange naam en beschrijving. 
      3. Indien nodig, bewerk of verwijder doel door op de 3 puntjes te klikken (⋮) 

   2. Subdoelen

      1. Als je een doel hebt toegevoegd, kun je subdoelen aanmaken. Klik op de drie puntjes (⋮) naast de doeltitel

      2. Geef het subdoel een korte naam (verplicht), lange naam en beschrijving.

      3. Als het nodig is, kun je subdoelen bewerken of verwijderen door het doel uit te klappen en de drie puntjes te gebruiken (⋮)

      4. Belangrijk: De volgorde van de subdoelen wordt gereflecteerd in het studentenportfolio. Gebruik de 'Naar boven/beneden' functie om veranderingen te maken als dat nodig is.

   3. Bibliotheekdoelen (bibliotheekdoelen maken het mogelijk om doelen te hergebruiken in meerdere templates)

      1. klik op '+bibliotheekdoel toevoegen'

      2. zoek en selecteer een doel. Als je het doel dat je zoekt niet kunt vinden, kan het zijn dat deze niet aan een department is gekoppeld waarvan jij lid bent. 

      3. klik op 'toevoegen'. Je kunt het aantal doelen dat je gaat toevoegt controleren. 

         1. Let op! Als de eigenaar van een doel een wijziging doorvoert in het doel, worden deze wijzigingen ook doorgevoerd in de templates waarin dit doel is gebruikt.

      4. Als het nodig is, kun je het doel 'verwijderen uit het template'

   4. Collecties

      1. klik op ‘+ nieuwe toevoegen’

      2. klik op ‘collectie’

      3. Geef de collectie een naam en subtitel

      4. Voeg een beschrijving toe om meer informatie te delen over de collectie.

   5. Secties

      1. klik op ‘+ nieuwe toevoegen’

      2. klik op ‘sectie’

      3. Geef de sectie een naam

4. Structureer collecties binnen secties

   1. Klik op 3 puntjes in collectie kaart  (⋮)

   2. Kies 'naar bovenstaande sectie', 'naar onderstaande sectie', 'naar links', of 'naar rechts'.

   3. Herhaal totdat het gewenste resultaat behaald is.  

5. Koppel doelen aan collecties

   1. Klik op 'doelen koppelen' in de collectie kaart

   2. Selecteer de doelen welke je wil koppelen

   3. Belangrijk: De volgorde van de doelen in het template wordt gereflecteerd in het studentenportfolio.
      

6. Activiteiten toevoegen aan een collectie

   1. Klik op de collectie kaart. Kies 'Activiteiten toevoegen' bovenaan.

   2. Klik op '+ activiteit toevoegen'

   3. Geef de activiteit een naam en beschrijving. Selecteer de relevante doelen (ofwel template doelen ofwel bibliotheekdoelen)

   4. Als het nodig is, kun je de volgorde van de activiteiten aanpassen met de pijltjes '^' of '∨'.

Wijzigingen die je aanbrengt aan het template worden automatisch opgeslagen. 

Templates delen

Het delen van een template met studenten kan via het 'share ID', een code van 6 karakters. Deze vind je in de bovenste balk van de template pagina, en in het template-overzicht (4). Deel deze code bijvoorbeeld via een Canvas of Brightspace cursus of een bericht aan de studenten. 

Studenten kunnen deze code (ID) invoeren in hun portfolio.

Een eerder geïmporteerd template opnieuw importeren

Een student kan een eerder geïmporteerd template nogmaals importeren met dezelfde code. Als je het template ondertussen hebt aangepast zal het resultaat als volgt zijn:

Veranderingen in bestaande element en nieuwe relaties tussen bestaande elementen worden NIET geüpdate in een her-import. Nieuwe elementen worden toegevoegd aan het portfolio van de student, maar nieuwe relaties tussen oude elementen worden niet gecreëerd. 

Voorbeelden:

1. Wanneer je een nieuwe collectie maakt onder een bestaande sectie, wordt de collectie geïmporteerd in het portfolio zonder een relatie aan de sectie.
2. Wanneer je een nieuwe relatie maakt tussen een bestaand doel en bestaande collectie, wordt die relatie niet doorgevoerd in het portfolio.
3. Wanneer je een nieuw doel toevoegt aan een bestaande collectie, wordt het doel geïmporteerd zonder relatie met de collectie
4. Wanneer je een nieuwe collectie toevoegt waaraan bestaande doelen worden gekoppeld, wordt de collectie geïmporteerd zonder relatie met die doelen.

We adviseren om te werken met modulaire template, omdat je templates kunt 'stapelen'. Als je enkele componenten aanpast of toevoegt, zeker als die gelinkt worden aan bestaande componenten, is het verstandig om studenten dit handmatig te laten aanpassen. Dit kun je eventueel samen doen in de les

Template doelen omzetten in bibliotheekdoelen

Als een student al eerder een template heeft geïmporteerd, en je wil de doelen hergebruiken in een nieuw template, kun je het volgende doen:

In het al-geïmporteerde template kun je de template doelen omzetten naar bibliotheekdoelen. In het nieuwe template importeer je de juist aangemaakte bibliotheekdoelen. Je kunt nu de doelen koppelen aan collecties en activities. Voor de studenten die beide templates willen importeren, worden de bestaande doelen gekoppeld aan nieuwe collecties.

Templates beheren

Onder het tabblad 'Templates'/'Structuur' vind je alle templates die voor deze gebruiker beschikbaar zijn (1) en kun je nieuwe templates maken (2). In dit overzicht kun je de titel van de template (3), de bijbehorende share ID’s (4), auteur (5), de laatste bewerk datum (6), hoe vaak dit template is geïmporteerd en wanneer voor het laatst (7) en bij welke afdeling de template hoort (8). Via de drie puntjes (9) kan een template verwijderd worden, de naam aangepast worden, gedeeld worden of worden gedupliceerd.

Indien gewenst is het mogelijk om te filteren op items waarvan jij de auteur bent door of bij een bepaald department horen via de filter (10), of te zoeken op naam/auteur (11).