Voorbereiden nieuw schooljaar

Modified on Tue, 28 Nov 2023 at 04:59 PM

Samenvatting

Loop dit stappenplan door voor om goed voorbereid het nieuwe schooljaar te starten.

Rollen

Student	Docent	Coach	Opleidingscoach	Manager
				✓*

* Niet beschikbaar voor managers op sub-account niveau.

Inhoudsopgave

➤Introductie

➤Stappenplan

Introductie

Om te zorgen voor een soepele start van een nieuw schooljaar/collegejaar met StudyCoach kun je als beheerder de volgende stappen volgen zodat de studentbegeleiding weer goed van start kan gaan. Dit stappenplan bevat zowel een aantal check-ups als een aantal vereiste handelingen.

Stappenplan

Om dit stappenplan uit te voeren log je in als manager in Canvas en ga je naar StudyCoach. Vervolgens open je de instellingen middels het tandwiel in de rechterbovenhoek.

✨ Tip: Controleer in het tabblad Algemeen of de feature Aanmaken van waarnemers in Canvas voor coaches is ingeschakeld als je de coaches toegang wil geven tot het Gradebook van de studenten die ze begeleiden.

1. Importeer de nieuwe student-coach relaties

Optie A: Importeer een nieuweCSV-bestand

Ga naar het tabblad Importeren > Coaches en upload een nieuw csv-bestand met alle student-coach relaties.

⚠️ N.b.: De indeling van het csv-bestand is gewijzigd; er is een extra kolom 'status' aan toegevoegd. Met deze kolom kun je aangeven of een relatie actief is of verwijderd.

Vanaf zomer 2022 worden meerdere coaches per student ondersteund. Er kunnen dus meerdere coach-relaties met eenzelfde student zijn. Dit betekent ook dat bestaande relaties niet meer worden overschreven door een import van een nieuwe relatie.

Om een (oude) student-coach relatie te beëindigen kun je in het csv-bestand de kolom 'Status' gebruiken om met 'deleted' aan te geven dat de relatie beëindigd kan worden.

Optie B: Maak bulk-wijzigingen in de studentenlijst

Ga naar de studenten in StudyCoach.
Selecteer meerdere studenten voor wie je een coach of meerdere coaches wil toevoegen, verwijderen of veranderen.
Gebruik de knoppen 'Coach toewijzen' of 'Coach verwijderen' om coaches toe te voegen, te veranderen of te verwijderen.

2. Importeer de nieuwe opleidingscoaches

Ga naar het tabblad Importeren > Opleidingsoaches en upload een nieuw csv-bestand met de opleidingscoaches als er veel nieuwe opleidingscoaches zijn. Verwacht je kleine veranderingen? Kijk dan naar het artikel gebruikersbeheer.

3. Activeer de juiste periode voor de datasynchronisatie

Ga naar het tabblad Datasynchronisatie > Periodes en controleer:

of de huidige periode goed is ingesteld (ofwel de periode met de naam van de huidige periode ofwel 'Alle periodes'.
of de juiste periodes actief zijn en worden gesynchroniseerd.

4. Controleer of de juiste accounts zijn geactiveerd

Ga naar het tabblad Datasynchronisatie > Accounts en controleer of de gewenste (sub)accounts staan aangevinkt waarover de data moet worden gesynchroniseerd met StudyCoach.

5. Schoon oude labels op

Sluit het instellingen-menu en ga naar het overzicht van studenten. Klik op Labels beheren. Bekijk hier of er oude labels zijn die niet meer nodig zijn en verwijder verouderde of overbodige labels.

Vragen? Feedback? Hulp nodig?

Neem gerust contact op.