Gebruikersbeheer

Modified on Tue, 28 Nov, 2023 at 4:52 PM

Samenvatting

StudyCoach kent naast de student en docent rol van Canvas (sub-account) managers, opleidingscoaches en coaches. De studenten- en gebruikers-tabs bieden een overzicht van alle gebruikers en hun rollen. Ook kunnen gebruikers en rollen hier toegewezen worden of verwijderd worden door de manager.

Waarde

Wanneer je het beheer van gebruikers en rollen binnen StudyCoach wilt doen (zonder CSV-upload), vind je in de studenten-tab en de gebruikers-tab een gemakkelijk overzicht waar alle acties rondom beheer gedaan kunnen worden: het (in bulk) regelen van student-coach relaties, het (in bulk) regelen van het verwijderen van gebruikers of een wijziging van de rol van gebruikers.

Rollen

Student	Teacher	Coach	Opleidingscoach	Manager
				✓

Inhoudsopgave

➤ Waar vind je gebruikers in StudyCoach?

➤ Welke rollen en relaties heeft een gebruiker?

➤ Een nieuwe gebruiker of een nieuwe relatie toevoegen (met API)

➤ Een gebruiker of relatie verwijderen

➤ Een rol toevoegen, verwijderen of wijzigen

Waar vind je gebruikers in StudyCoach?

De studentenlijst

Op de Studenten tab staan alle gebruikers die als student in StudyCoach zitten. In de 'Coach' kolom is per student te zien wie de huidige coach(es) zijn van deze student. Hier kan ook op gezocht en gefilterd worden. Kortom, in de studentenlijst vind je de huidige student-coach relaties.

De gebruikerslijst

Het tabblad Gebruikers biedt één centrale gebruikerslijst van docenten, coaches, opleidingscoaches en managers binnen jouw (sub)account(s).

Voor docenten geeft het nummer aan in hoeveel cursussen ze docent zijn.
Voor coaches geeft het nummer aan hoeveel studenten ze coachen.
Voor opleidingscoaches staat er voor welk(e) account(s) ze opleidingscoach zijn.
Voor (sub-account) managers staat er van welk(e) account(s) ze manager zijn.

Het is mogelijk de Naam, SIS-id, Docenten en Coaches kolom chronologisch te sorteren. De Rollen, Opleidingscoach en Manager kolom kunnen gefilterd worden op account. In de Naam, SIS-id en Account kolommen kan ook gezocht worden.

Welke rollen en relaties heeft een gebruiker?

Een nieuwe gebruiker of een nieuwe relatie toevoegen (met API)

In StudyCoach worden alle docenten en studenten getoond die in het sub-account van Canvas (dat wordt gesynchroniseerd) aan cursussen gekoppeld zijn. Gebruikers worden dus automatisch toegevoegd aan StudyCoach doordat ze in Canvas-cursussen docent of student zijn. Je kunt deze gebruikers vervolgens relaties toekennen, bijvoorbeeld een coach-student relatie, of een opleidingscoach-sub-account relatie.

Op de studentenlijst kun je relaties tussen coaches en studenten toevoegen. Via het actiemenu (achter de drie puntjes aan het einde van de regel) kun je voor een student een 'coach toewijzen'. Je kunt ook meerdere relaties tegelijkertijd toevoegen op de studentenlijst. Selecteer de 'checkboxen' aan het begin van de regel om meerdere studenten tegelijkertijd aan één of meerdere coaches te koppelen.

✨ Tip: Je kunt controleren of een persoon al een gebruiker is in StudyCoach door simpelweg te zoeken op de naam van de gebruiker in de rechterbovenhoek in StudyCoach. Wanneer de persoon verschijnt, is de persoon al een gebruiker in StudyCoach.

Kun jij een gebruiker niet vinden in StudyCoach? Controleer dan of deze gebruiker in het Canvas sub-account een docent of student is in een cursus.

Wanneer deze dat niet is, is het belangrijk dat de gebruiker wordt toegevoegd als docent of student aan een cursus in het sub-account.
Vervolgens wordt de gebruiker na een nachtelijke synchronisatie in StudyCoach zichtbaar. Kun jij geen nachtje wachten omdat er haast achter zit? Regel dan het volgende: De gebruiker moet proberen toegang te krijgen tot StudyCoach door te klikken op het StudyCoach-element (met het vergrootglas) in het globale navigatiemenu in Canvas. Er wordt dan een foutmelding aan de gebruiker getoond. Toch is de gebruiker is nu aangemaakt in StudyCoach en zichtbaar voor de manager. Wanneer je de gebruiker niet kunt bereiken, kun je als manager (wanneer toegestaan) in Canvas de 'act as' functionaliteit inzetten.

✨ Tip: Ben je niet op zoek naar het handmatig toevoegen van een gebruiker en/of relatie? Wil je liever meerdere gebruikers met een bepaalde relatie tegelijkertijd toevoegen? Bekijk dan het artikel 'Toevoegen van (opleidings)coaches met CSV-import'.

✨ Tip: Wil je weten hoe je gebruikers kan beheren met behulp van onze publieke API? Bekijk dan deze site: https://app.studycoachapp.com/api/public/v1/docs.

Een gebruiker of relatie verwijderen

Op de studentenlijst kun je relaties tussen coaches en studenten verwijderen. Via het actiemenu (achter de drie puntjes aan het einde van de regel) kun je voor een student een 'coach verwijderen'. Je kunt ook meerdere relaties tegelijkertijd verwijderen op de studentenlijst. Selecteer de 'checkboxen' aan het begin van de regel om meerdere studenten tegelijkertijd van één of meerdere coaches te ontkoppelen. Op de studentenlijst kun je naast relaties ook gebruikers verwijderen (in bulk) door via het actiemenu te klikken op 'gebruiker verwijderen'.

Binnen de omgeving van een gebruiker kun je deze ook uit StudyCoach verwijderen:

Wanneer je een gebruiker verwijdert, worden alle gegevens uit StudyCoach gewist. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de rol, de gedragsindicatoren, de cursussen, de coach-historie en de notities van een gebruiker. Wel is het belangrijk om te weten dat van iedere gebruiker die ooit in StudyCoach een account heeft gekregen, een gebruikersnaam en e-mailadres in de database terug te vinden zal zijn. Daarnaast wordt er enkel informatie uit StudyCoach verwijderd. Er zal nooit informatie worden verwijderd uit Canvas.

✨ Tip: Het is wegens privacyredenen belangrijk om gebruikers te verwijderen uit StudyCoach wanneer deze bijvoorbeeld met de opleiding zijn gestopt of niet meer tot een bepaald (sub-)account horen. De gegevens van deze gebruikers blijven in Canvas bestaan, maar de synchronisatie tussen StudyCoach en Canvas stopt wanneer een gebruiker wordt verwijderd.

Een nieuwe rol toevoegen, wijzigen of verwijderen

Onder het tabblad rollen binnen de omgeving van een gebruiker vind je een overzicht van alle huidige rollen en bijbehorende relaties die een gebruiker heeft. De StudyCoach rollen manager, opleidingscoach en coach kunnen beheerd worden binnen de omgeving van een gebruiker, of op de gebruikerslijst.

Wanneer je een nieuwe rol wilt toevoegen of wilt verwijderen, kun je via de gebruikerslijst via het actiemenu de opties 'rol toevoegen' en 'verwijder rol' gebruiken. Wanneer je de rol van manager of opleidingscoach wilt toevoegen, selecteer dan het juiste (sub-)account. Wanneer je meerdere (sub-)accounts wilt koppelen aan de gebruiker, herhaal je de bovenstaande stappen. Ook via de omgeving van een gebruiker kun je een rol toevoegen, verwijderen of wijzigen van een gebruiker.

Vragen? Feedback? Hulp nodig?

Neem gerust contact op