Onderwijs met STAP-subsidie aanbieden in Eduframe

Modified on Thu, 08 Sep 2022 at 02:48 PM



TABLE OF CONTENTS


Laatste update: 29-08-2022

Introductie

Vanaf 1 maart 2022 is het STAP-budget in werking getreden. Tijdens het aanvraagproces worden de volgende stappen doorlopen:

  1. Erkenning
  2. STAP-Scholingsregister
  3. STAP-Aanmeldingsbewijs
  4. STAP-Vooraanmeldingen
  5. E-facturatie
  6. Bewijs van deelname

Je kan daar hier meer over lezen: https://www.stapvooropleiders.nl/opleider/.


Eduframe kan een rol spelen in de dikgedrukte stappen. Om het werken met Eduframe en het STAP-budget zo efficiënt mogelijk te laten verlopen bieden wij de volgende tips voor elk van deze stappen van het aanvraagproces:



2. Onderwijsaanbod zichtbaar maken in het STAP-Scholingsregister

https://www.stapvooropleiders.nl/aanbod-registreren/

Het registreren van uw scholingsaanbod in het STAP-scholingsregister kan op drie manieren:

  1. Geautomatiseerde koppeling
  2. EDU-DEX
  3. RIO-Portaal


Cursus templates activeren voor EDU-DEX

Als u binnen Eduframe gebruikmaakt van de feeds plugin en daarbij van de EDU-DEX feed, dan kunt u voor elke gepubliceerde cursus template in Eduframe die in de catalogus van STAP moet komen, aangeven of dat dat moet. Dit doet u als volgt:

  1. Navigeer naar het betreffende cursus template;
  2. Navigeer naar de tab 'Feeds' (zie afbeelding 1);
  3. Zet de switch ‘Published on Edudex’ op ‘aan’ (zie afbeelding 1);
  4. Vul het veld 'Included catalogs on Edudex' in met de waarde ‘rio/stap’ (via dropdown, zie afbeelding 2).
  5. Navigeer vervolgens naar de (geplande) cursus-edities en daarbinnen ook naar de tab 'Feeds'. 
  6. Zet ook hier de switch 'Published on Edudex' op 'aan'.


Afbeelding 1


Afbeelding 2


STAP inschrijvingen vastleggen in Eduframe

Om de deelnemer bij het inschrijven te laten aangeven of hij/zij van het STAP-budget gebruik wil maken, raden we aan om een aangepast invoerveld (custom field) aan te maken gerelateerd aan het contact. Dit kan binnen 'Settings' -> 'Forms' -> 'Custom fields' (zie afbeelding 3). Vervolgens moet dit veld nog worden toegevoegd aan het contact inschrijfformulier dat gebruikt zal gaan worden voor de producten waarop STAP budget aangevraagd kan worden. Daar lees je hier meer over: Ask different contact information for different products on the signup.


Afbeelding 3


Door dit te doen kunnen STAP-deelnemers geïdentificeerd worden. Daarnaast raden we aan om het adres van de deelnemer uit te vragen op het contact inschrijfformulier. Deze info is later in het STAP proces nodig. Hoe dit moet kun je hier nalezen: Ask different contact information for different products on the signup


Afbeelding 4: Na het toevoegen van het 'STAP-budget' veld aan een gebruikt contact inschrijfformulier, en het aanzetten van het uitvragen van het adres, verschijnt dit als volgt op het inschrijfformulier:


Let op dat een deelnemer meerdere inschrijvingen kan hebben. Op het moment dat een deelnemer meerdere inschrijvingen heeft is het aan te raden om contact op te nemen met de deelnemer en navraag te doen of hij/zij gebruik wil maken van het STAP-budget, en voor welke inschrijving.



3. STAP-Aanmeldingsbewijs

https://www.stapvooropleiders.nl/stap-aanmeldingsbewijs/


Deelnemers schrijven zich in voor een opleiding. Het STAP aanmeldingsbewijs wordt (meestal) tijdens het inschrijfproces verstrekt door de opleider aan de deelnemer en is een vereiste onderdeel in het werken met STAP.


Het aanmaken van het aanmeldingsbewijs in PDF doet de opleider zelf buiten Eduframe. De deelnemergegevens en de door de deelnemer gekozen opleiding zijn te vinden in Eduframe door het betreffende contact te openen in het Admin portaal of via de API: developer.eduframe.nl.


Daarnaast beschikt Eduframe over een integratie met Microsoft PowerAutomate, waarmee het mogelijk is om automatisch een STAP aanmeldbewijs aan te maken op basis van de gegevens in Eduframe en dit automatisch te versturen naar de deelnemer. Neem voor meer informatie hierover contact op met onze support afdeling.


Registratie van verzending van het aanmeldbewijs in Eduframe

Het is om veiligheidsoverwegingen niet mogelijk om e-mails met (zelf geüploade) bijlagen te versturen in Eduframe. Wij raden daarom aan om de e-mail met het aanmeldbewijs buiten Eduframe te versturen naar de deelnemer, en met een notitie op de tijdlijn van de betreffende deelnemer vast te leggen in Eduframe dat het aanmeldingsbewijs is verzonden naar de deelnemer (zie afbeelding 5).


Afbeelding 5


4. Vooraanmeldingen

https://www.stapvooropleiders.nl/vooraanmeldingen/


Vooraanmelden is een optioneel onderdeel in het STAP proces waarmee aanmelden voor deelnemers kan worden versimpeld. Ook zonder vooraanmelding kan een deelnemer succesvol registreren en zonder vooraanmelding maakt een deelnemer evenveel kans op toewijzing van de subsidie. Om deelnemers te registreren bij UWV-STAP voor vooraanmelding, moet een CSV of XML worden geupload in het UWV-STAP portaal. Je kan hier meer lezen over aan welke voorwaarden deze moet voldoen.


  1. Gebruik de Eduframe 'Enrollments export' als basis voor de CSV vereist door STAP.
    1. Lees hier meer over hoe je enrollments kan exporteren: Orders
    2. Open de export in een spreadsheet programma naar keuze. Bijvoorbeeld Microsoft Excel.
  2. Door middel van filtering kan de export beperkt worden tot inschrijvingen in een bepaalde periode.
  3. Daarna kan er gefilterd worden op het 'STAP-budget' aangepaste invoerveld toegevoegd in de sectie 'STAP inschrijvingen vastlegge in Eduframe' hierboven.
  4. Je zou nu nog vrijwel alleen STAP relevante inschrijvingen over moeten hebben. We raden aan de overgebleven lijst nog een keer handmatig door te lopen.
  5. Daarna moeten alle kolommen verwijderd worden die niet relevant zijn voor STAP. Denk aan bijvoorbeeld de naam van de deelnemer.
  6. Vervolgens moeten de missende kolommen met de hand worden toegevoegd. Voor informatie over welke kolommen dit zijn, lees hier verder.
    1. EduDex: Voor 'scholingID' moet het zogenaamde 'ProgramrunID' gebruikt worden, wat in Eduframe te vinden is als 'PlannedCourseID'. Dit nummer zichtbaar in de URL bij het openen van de cursus editie:

      RIO portaal: Als de cursus handmatig via het RIO portaal is aangeleverd moet daar de 'scholingID' opgehaald worden.
  7. Als laatste stap moet de spreadsheet als CSV opgeslagen worden, voordat deze geupload kan worden in het UWV-STAP portaal.


Op de volgende pagina legt UWV-STAP uit hoe je het beste een geschikte CSV kan maken met Microsoft Excel.




5. E-facturatie

https://www.stapvooropleiders.nl/financiele-aansluiting/


Het STAP-budget wordt via e-facturatie als voorschot uitgekeerd aan de opleider. Als de aanvraag voor het STAP-budget, die door de deelnemer aan de opleiding is gedaan, wordt goedgekeurd, dan maakt het UWV een inkooporder voor u aan. U factureert vervolgens aan het UWV. Meer informatie over het exacte proces bij het UWV vindt u hier.


Facturatieproces in Eduframe voor STAP-budget facturen aan het UWV

Voorbereiding

  1. Maak een aangepast invoervoeld (custom field) aan voor Organisatie-identificatienummer (OIN), dat gelinkt is aan organisaties en ingesteld is als 'oin' in het veld 'Custom field', zoals in onderstaande afbeelding. 
  2. Maak een organisatie aan voor UWV STAP (als deze niet al aangemaakt is), in 'Relaties' > 'Organisaties' > '+ Organisatie'. Vul daarbij de volgende gegevens in:



    1. Naam: UWV STAP
    2. OIN: 00000004131861029000
    3. Adres: Postbus 67006
    4. Postcode: 1060 JA
    5. Stad: Amsterdam
    6. Email: vul hier het factuur email adres in van het UWV STAP / TIE Kinetix (flow-si@tiekinetix.net)


Aanmaken en versturen van de factuur als UBL (wanneer de aanvraag cursist door het UWV geaccepteerd is en de inkooporder vanuit het UWV is ontvangen)

  1. Zodra de inkooporder vanuit het UWV is ontvangen, kun je de originele factuur (die op naam van de cursist/klant staat) in mindering brengen met het subsidie-bedrag. Dit is het bedrag wat aan het UWV gefactureerd zal worden, met een maximum van €1000,- inclusief BTW. Doe dit door op een conceptfactuur te klikken en vervolgens op 'bewerken'. 
  2. Om in de toekomst beide facturen eenvoudig terug te vinden, is het aan te raden om in het 'Kenmerk' (Reference) veld, op beide facturen (de factuur aan de klant en die aan UWV STAP) het ordernummer in te vullen dat op de inkooporder van het UWV staat (zie onderstaande afbeeldingen).

    Optioneel: voeg in de beschrijving van de conceptfactuur toe dat het een order betreft die deels aan UWV STAP in rekening wordt gebracht.


  3. Sla de conceptfactuur op en open deze vervolgens door de factuur te versturen:
    1. Als er nog een bedrag openstaat richting klant/cursist, stuur dan de factuur aan de klant via de normale weg. De klant krijgt dan een factuur voor het resterende bedrag.
    2. Als het gehele bedrag betaald zal worden door het UWV, verstuur de factuur aan de klant dan via “Verstuur factuur per post”. De factuur wordt dan wel aangemaakt, maar niet verstuurd naar de klant. Ondanks dat de factuur in dit geval 0 euro is en de klant deze niet zal ontvangen raden we toch aan deze te bewaren. Hiermee wordt overzicht behouden.
      Optioneel: In het notitie veld onder de factuur kan nog een keer vastgelegd worden dat deze betaald wordt via UWV-STAP.
  4. Maak vervolgens in Eduframe een nieuwe (concept-)factuur aan voor het te factureren bedrag, gericht aan de organisatie UWV STAP. Neem hierin het ordernummer, dat op de inkooporder van het UWV staat, op in het “Reference” (Kenmerk) veld. Dit is verplicht voor het correct ontvangen van de factuur door UWV STAP.
  5. Open de factuur door deze te versturen. We raden aan deze per e-mail te versturen. In dit geval zal de factuur met UBL-factuur als bijlage worden verstuurd naar het e-mail adres van de organisatie, in dit geval UWV STAP. Als de factuur per post verstuurd wordt, kan het UBL bestand gedownload worden en handmatig verstuurd worden.


Tip: Gebruik hetzelfde referentie nummer (het ordernummer vermeld op de inkooporder van UWV STAP) voor zowel de factuur aan de cursist als de factuur aan UWV STAP. Hierdoor kunnen beide facturen makkelijk worden teruggevonden door te zoeken op het referentie nummer.


6. Bewijs van deelname

https://www.stapvooropleiders.nl/bewijs-deelname/


Nadat de deelnemers de gesubsidieerde opleiding hebben afgerond moet UWV STAP op hoogte gesteld worden van het resultaat. Dit is een vereist onderdeel in het werken met UWV STAP.


Het bewijs van deelname kan, handmatig, per cursist, worden ingevuld in het UWV STAP portaal. Het kan ook, voor meerdere cursisten tegelijk, gebundeld worden geupload in het UWV STAP portaal door het aanleveren van een XML of CSV. Je kan hier meer lezen over aan welke voorwaarden deze moet voldoen.


CSV maken met Eduframe:

  1. Gebruik de Eduframe 'Enrollments export' als basis voor de CSV vereist door STAP.
    1. Lees hier meer over hoe je enrollments kan exporteren: Orders
    2. Open de export in een spreadsheet programma naar keuze. Bijvoorbeeld Microsoft Excel.
  2. Door middel van filtering kan de export beperkt worden tot inschrijvingen in een bepaalde periode.
  3. Daarna kan er gefilterd worden op het 'STAP-budget' aangepaste invoerveld toegevoegd in de sectie 'STAP inschrijvingen vastlegge in Eduframe' hierboven.
  4. Je zou nu nog vrijwel alleen STAP relevante inschrijvingen over moeten hebben. We raden aan de overgebleven lijst nog een keer handmatig door te lopen.
  5. Daarna moeten alle kolommen verwijderd worden die niet relevant zijn voor STAP. Denk aan bijvoorbeeld de naam van de deelnemer.
  6. Vervolgens moeten de missende kolommen met de hand worden toegevoegd. Voor informatie over welke kolommen dit zijn, lees hier verder.
    1. EduDex: Voor 'scholingID' moet het zogenaamde 'ProgramrunID' gebruikt worden, wat in Eduframe te vinden is als 'PlannedCourseID'. Dit nummer zichtbaar in de URL bij het openen van de cursus editie:

      RIO portaal: Als de cursus handmatig via het RIO portaal is aangeleverd moet daar de 'scholingID' opgehaald worden.
    2. Voor het resultaat kan de in de onderstaande tabel voorgestelde 'mapping' gebruikt worden. We raden aan deze naar eigen inzicht aan te passen en de resultaten handmatig te controleren.

      Door te filteren op de verschillende combinaties van 'status' en 'result' in de Eduframe enrollments export kan het UWV STAP resultaat ingevuld worden voor verschillende studenten tegelijk. Eventueel kan dit geautomatiseerd worden door gebruik te maken van geavanceerde functies in Microsoft Excel of Microsoft PowerAutomate.

      Status 

      Result

      Voorgesteld resultaat (UWV STAP)

      Confirmed

      Passed

      SUCCESVOL

      Confirmed

      Failed

      NIET_SUCCESVOL_OORZAAK_BURGER

      Confirmed

      [not set]

      Naar eigen inzicht

      Active

      Passed

      SUCCESVOL

      Active

      Failed

      NIET_SUCCESVOL_OORZAAK_BURGER

      Active

      [not set]

      Naar eigen inzicht

      Completed

      Passed

      SUCCESVOL

      Completed

      Failed

      NIET_SUCCESVOL_OORZAAK_BURGER

      Completed

      [not set]

      SUCCESVOL

      Cancelled

      Passed

      SUCCESVOL / NIET_SUCCESVOL_OORZAAK_OPLEIDER

      Cancelled

      Failed

      NIET_SUCCESVOL_OORZAAK_BURGER

      Cancelled

      [not set]

      NIET_SUCCESVOL_OORZAAK_OPLEIDER


  7. Als laatste stap moet de spreadsheet als CSV opgeslagen worden, voordat deze geupload kan worden in het UWV-STAP portaal.


Op de volgende pagina legt UWV-STAP uit hoe je het beste een geschikte CSV kan maken met Microsoft Excel.

More information


Click here if you have any questions for support.


Was this article helpful?

That’s Great!

Thank you for your feedback

Sorry! We couldn't be helpful

Thank you for your feedback

Let us know how can we improve this article!

Select atleast one of the reasons

Feedback sent

We appreciate your effort and will try to fix the article