TABLE OF CONTENTS


Introductie

Vanaf 1 maart 2022 is het STAP-budget in werking getreden. Tijdens het aanvraagproces worden de volgende stappen doorlopen:

  1. Erkenning
  2. STAP-Scholingsregister
  3. STAP-Aanmeldbewijs
  4. E-facturatie
  5. Bewijs van deelname

Eduframe speelt een rol in de dikgedrukte stappen. Om het werken met Eduframe en het STAP-budget zo efficiënt mogelijk te laten verlopen bieden wij de volgende tips voor elk van deze stappen van het aanvraagproces:



STAP-Scholingsregister

Het registreren van uw scholingsaanbod in het STAP-scholingsregister kan op drie manieren: 1. Geautomatiseerde koppeling; 2. EDU-DEX; 3. RIO-Portaal. Zie voor meer informatie over deze stap de STAP-website voor opleiders.


Cursus templates activeren voor EDU-DEX        

Als u binnen Eduframe gebruikmaakt van de feeds plugin en daarbij van de EDU-DEX feed, dan kunt u voor elke gepubliceerde cursus template in Eduframe die in de catalogus van STAP moet komen aangeven dat dat moet. Dit kunt u doen door:

  1. Navigeer naar het betreffende cursus template;
  2. Navigeer naar de tab “Feeds” (zie afbeelding 1);
  3. Zet de switch ‘Published on Edudex’ op ‘aan’ (zie afbeelding 1);
  4. Vul het veld 'Included catalogs on Edudex' in met de waarde ‘stap/rio’ (via dropdown, zie afbeelding 2).
  5. Navigeer vervolgens naar de (geplande) cursus-edities en daarbinnen ook naar de tab "Feeds". 
  6. Zet ook hier de switch 'Published on Edudex' op 'aan'.


Afbeelding 1


Afbeelding 2


STAP-Aanmeldingsbewijs

Deelnemers schrijven zich in voor een opleiding. Het STAP aanmeldingsbewijs wordt (meestal) tijdens het inschrijfproces verstrekt door de opleider aan de deelnemer. Zie voor meer informatie over deze stap de STAP website voor opleiders.


De deelnemer schrijft zich in voor een opleiding

Om de deelnemer bij het inschrijven te laten aangeven of hij/zij van het STAP-budget gebruik wil maken, raden we aan om een custom field aan te maken gerelateerd aan een contact. Dit kan binnen Settings -> Forms -> Custom fields.



Dit veld verschijnt als volgt op het inschrijfformulier:


Door dit te doen kunnen STAP-deelnemers eenvoudig geïdentificeerd worden. Let hierbij wel op dat een contact meerdere inschrijvingen kan hebben. In dit geval is het aan te raden om contact op te nemen en te valideren voor welke inschrijving hij/zij gebruik wil maken van het STAP-budget.


Het aanmaken van het aanmeldbewijs

Het aanmaken van het aanmeldingsbewijs in PDF doet de opleider zelf buiten Eduframe. De studentgegevens en de door de student gekozen opleiding zijn uiteraard te vinden in Eduframe door naar het betreffende contact te navigeren of via de API: developer.eduframe.nl 


Daarnaast beschikt Eduframe over een integratie met Microsoft PowerAutomate, waarmee het ook mogelijk is om automatisch een STAP aanmeldbewijs aan te maken op basis van de gegevens in Eduframe en dit ook automatisch te versturen naar de student. Neem voor meer informatie hierover direct contact met ons op. 


Registratie van verzending van het aanmeldbewijs in Eduframe

Het is momenteel om veiligheidsoverwegingen niet mogelijk om e-mails met (zelf geüploade) bijlagen te versturen in Eduframe. Wij raden daarom aan om de e-mail met het aanmeldbewijs buiten Eduframe te versturen naar de deelnemer, en daarnaast een notitie op de tijdlijn van de betreffende student te plaatsen (zie afbeelding 3), zodat binnen Eduframe zichtbaar is dat de student het aanmeldingsbewijs heeft ontvangen.


Afbeelding 3


E-facturatie

Het STAP-budget wordt via e-facturatie als voorschot uitgekeerd aan de opleider. Als de aanvraag voor het STAP-budget, die door de deelnemer aan de opleiding is gedaan, wordt goedgekeurd, dan maakt het UWV een inkooporder voor u aan. U factureert vervolgens aan het UWV. Meer informatie over het exacte proces bij het UWV vindt u hier.


Facturatieproces in Eduframe voor STAP-budget facturen aan het UWV

Voorbereiding

  1. Maak een custom field aan voor Organisatie-identificatienummer (OIN), dat gelinkt is aan organisaties en ingesteld is als 'oin' in het veld 'Custom field', zoals in onderstaande afbeelding. 
  2. Maak een nieuwe organisatie aan voor UWV STAP (als deze niet al aangemaakt is), in Relaties -> Organisaties -> + Organisatie. Vul daarbij de volgende gegevens in: 
    1. Naam: UWV STAP
    2. OIN: 00000004131861029000
    3. Adres: Postbus 67006
    4. Postcode: 1060 JA
    5. Stad: Amsterdam
    6. Email: vul hier het factuur email adres in van het UWV STAP.


Aanmaken en versturen van de factuur als UBL (wanneer aanvraag student door het UWV geaccepteerd is)

  1. Breng bij orders van studenten die gebruik gaan maken van het STAP-budget de originele concept-factuur (die gerelateerd is aan de order en geadresseerd aan de klant/student) in mindering met het bedrag wat aan het UWV gefactureerd zal worden (max. €1000,-). Dit kan door op een conceptfactuur te klikken en vervolgens op bewerken. Voeg dit desnoods in de beschrijving van deze conceptfactuur toe (zie onderstaande afbeeldingen).
  2. Sla de conceptfactuur op en open deze vervolgens door de factuur te versturen:
    1. Als er nog een bedrag openstaat richting klant/student, stuur dan de factuur via de normale weg. De klant krijgt dan een factuur voor het resterende bedrag.
    2. Als het gehele bedrag betaald zal worden door het UWV, dan via “Verstuur factuur per post”. De factuur wordt dan wel aangemaakt, maar niet verstuurd naar de klant. We denken dat het toch handig is om de factuur naar de klant te bewaren (ondanks dat factuur 0 euro is en de klant deze niet ontvangt), omdat je hiermee overzicht behoudt en de opmerking in deze factuur kunt plaatsen dat deze via UWV betaald is.
  3. Maak vervolgens in Eduframe een nieuwe (concept-)factuur aan gericht aan de organisatie UWV STAP voor het te factureren bedrag. Neem hierin het inkoopordernummer op in het “Reference” (Kenmerk) veld.
  4. Open de factuur vervolgens door deze te versturen. Als deze per e-mail verstuurd wordt, dan zal deze met UBL-factuur als bijlage worden verstuurd naar e-mail adres van de organisatie, UWV STAP in dit geval. Als de factuur per post verstuurd wordt, kan het UBL bestand gedownload worden en manueel verstuurd worden.

More information


Click here if you have any questions for support.